Personvernerklæring

Behandlingsansvarlig

Denne personvernerklæringen forklarer hvordan Kristin Samskott Skrivetjenester samler inn og bruker (behandler) personopplysninger i virksomheten vår. Behandlingsansvarlig på vegne av bedriften er Kristin Samskott.

NB! Det er ikke lov til å kopiere noe innhold fra denne personvernerklæringen, jfr. lov om opphavsrett.

Vår kontaktinformasjon er:

Kristin Samskott Skrivetjenester

E-postadresse: [email protected]

Vi tar personvernet ditt på alvor og vi har tatt flere grep for å sikre at vi gir deg tydelig informasjon om hvordan vi behandler dataene dine, og hvilke rettigheter du har. Hvis du føler at noe er uklart eller mangler, må du ikke nøle med å kontakte oss.

Rettighetene dine

Ta kontakt med oss hvis du har spørsmål om eller vil benytte deg av en av dine rettigheter. Du har krav på svar senest innen 30 dager. Les mer på Datatilsynets sider.

• Innsyn i og retting av egne opplysninger: Du kan be om en kopi av alle opplysninger vi behandler om deg, og be oss om å rette opplysninger som ikke er riktige. 
• Sletting eller begrensning: I noen situasjoner kan du be oss om å slette og/eller begrense behandlingen av opplysninger om deg selv, men vi kan ikke slette data vi er pålagt å behandle.
• Protestere mot en behandling: Dersom vi behandler opplysninger om deg på bakgrunn av berettiget interesse, har du rett til å protestere på det. 
• Dataportabilitet: Dersom vi behandler opplysninger om deg med grunnlag i samtykke eller en kontrakt, kan du be oss om å overføre opplysninger om deg til deg eller til annen behandlingsansvarlig. 
• Du har også rett til å trekke samtykket ditt tilbake når som helst.
• Hvis du ikke er fornøyd med behandlingen av dataene dine kan du klage til Datatilsynet, men vi håper at du vil si ifra direkte til oss først så vi kan prøve å løse saken for deg på en god måte.

Hvem vi behandler personopplysninger om

Vi behandler personopplysninger om:

• Eksisterende, potensielle og tidligere kunder
• Kontaktpersoner hos leverandører og samarbeidspartnere
• Besøkende på nettsiden
• Medlemmer

Hvordan vi samler inn personopplysninger

Det er frivillig å oppgi personopplysninger til oss, men for å kunne gjennomføre en handel trenger vi en rekke opplysninger fra deg. Firmaet har, i ingen del av virksomheten, videresalg av personopplysninger som inntektsgrunnlag, og vil ikke selge opplysningene dine til noen.

Vi bruker ikke automatiserte avgjørelser eller profilering i behandlingen av personopplysningene dine.

 

 

Vi behandler personopplysninger når du:

• kjøper våre produkter/tjenester
• kontakter oss via e-post eller sosiale medier
• melder deg på nyhetsbrev
• bestiller en gratis mal eller annet gratis innhold fra oss
• melder deg på arrangementer i vår regi, gratis og betalte
• bruker nettsiden vår, som å legge igjen en kommentar på bloggen eller sende inn en henvendelse via kontaktskjemaet
• svarer på en spørreundersøkelse

 

 

Formål, rettslig grunnlag og lagring

Etter personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 behandler vi personopplysninger på bakgrunn av:

1. Ditt samtykke
2. En avtale vi har inngått
3. En rettslig forpliktelse vi har
4. En berettiget interesse vi mener at vi har

Som hovedregel skal ikke personopplysninger behandles og oppbevares lenger enn nødvendig for å oppfylle formålet med behandlingen. Generelt vil vi ikke behandle personopplysninger lenger enn 1 år.

Vi vil imidlertid beholde data der det er nødvendig etter gjeldende juridiske forpliktelser, for eksempel relatert til regnskaps, skatte- eller ansettelseslovgivning, og/eller andre relevante regler og forskrifter.

Personopplysningene dine blir bare lagret så lenge vi har et formål og et lovlig grunnlag:

• Inntil du trekker samtykket ditt tilbake (f.eks. relatert til markedsføring via e-post og SMS)
• Så lenge vi har en avtaleforpliktelse, og eventuelt i samsvar med regnskaps- og bokføringsregler (f.eks. relatert til salg)
• Så lenge vi har en rettslig forpliktelse og i samsvar med gjeldende lover og regler (f.eks. relatert til ansettelse)
• Så lenge vi har en berettiget interesse eller til du ber oss om ikke å behandle personopplysningene dine på en slik måte (f.eks. relatert til markedsføring til eksisterende kunder)

Du kan når som helst kontakte oss hvis du ønsker at vi skal slutte å behandle eller slette personopplysningene dine. Vi vil oppfylle pliktene våre etter relevante lovverk. Merk at vi ikke kan slette personopplysninger vi er rettslig forpliktet til å behandle.

Slik behandler vi personopplysninger

Her beskriver vi i detalj når og hvordan vi behandler personopplysningene dine, til hvilke formål og på hvilket rettslig grunnlag. Vi spesifiserer også oppbevaringsperioder for hver enkelt behandling.

Vi behandler personopplysninger når:

Du kommuniserer med oss

Når du henvender deg til oss via nettsiden, på e-post eller sosiale medier, behandler vi personopplysninger. Avhengig av hvor og hvordan du sender oss melding, kan dette være navn, kontaktinformasjon, IP-adresse og øvrige opplysninger du velger å sende til oss.

 

Formålet er å kunne svare på henvendelser fra deg, for historikk, og for å ha dokumentasjon i tilfelle vi mottar reklamasjoner, klager eller rettslige krav. Det rettslige grunnlaget er f), der de berettigede interessene er å kunne svare på henvendelser fra deg, for historikk, og for å ha dokumentasjon i tilfelle vi mottar reklamasjoner, klager eller rettslige krav. Vi går gjennom, arkiverer og sletter henvendelser etter behov, men ikke sjeldnere enn hvert andre år. Regnskapsmateriale oppbevares inntil fem år, etter reglene i bokføringsloven.

Du kjøper våre produkter og tjenester

Når du kjøper produkter og tjenester fra oss behandler vi personopplysninger som navn, kontaktinformasjon, bestillings- og betalingsinformasjon og kjøpshistorikk.

Formålet er å kunne levere produkter og tjenester til deg etter bestilling/kjøp, for ha en historikk over solgte produkter og tjenester og ellers å administrere og følge opp kundeforholdet med deg. Det rettslige grunnlaget er b) avtale og c) rettslig forpliktelse etter bl.a. bokførings- og skatteloven. Regnskapsmateriale oppbevares inntil fem år, etter reglene i bokføringsloven.

Markedsføring i eksisterende kundeforhold

Når du blir kunde hos oss behandler vi personopplysninger som nevnt over. Dersom du har et eksisterende kundeforhold hos oss vil vi kunne sende deg markedsføring på e-post og SMS, i tråd med markedsføringsloven § 15.

Formålet er å kunne yte god kundeservice. Det rettslige grunnlaget er f), der de berettigede interessene er å kunne tilby deg relevante produkter og tjenester. Det rettslige grunnlaget kan også være a), der du har gitt oss ditt samtykke. Du kan når som helst melde deg av markedsføring på e-post. Informasjon om hvordan du melder deg av angis i alle e-poster vi sender som er knyttet til markedsføring. Opplysningene oppbevares så lenge kundeforholdet eksisterer, til du melder deg av eller inntil du eventuelt protesterer mot behandlingen.

Du melder deg på nyhetsbrev

Vi sender ut nyhetsbrev på e-post dersom du ønsker jevnlig oppdatering. Nyhetsbrevene inneholder også informasjon om våre produkter og tjenester. Når du abonnerer på nyhetsbrev behandler vi personopplysninger som navn, kontaktinformasjon og IP-adresse.

Formålet er å kunne informere om relevante nyheter og tilbud, samt å yte god kundeservice til potensielle og eksisterende kunder. Det rettslige grunnlaget er a) samtykke. Det er frivillig å abonnere på nyhetsbrevene og du kan når som helst trekke samtykket ditt tilbake (melde deg av) ved å klikke på «avmeld» nederst i en av e-postene.

Leverandøren vi bruker til å sende ut nyhetsbrev har integrert analyse som viser at abonnenter åpner og eventuelt klikker på lenker i nyhetsbrevene. Denne funksjonaliteten er integrert i systemet og kan ikke deaktiveres. Hvis du ikke vil at dataene dine skal analyseres på denne måten, bør du ikke bli abonnent. Dataene bruker vi til å analysere resultatene av nyhetsbrevene og for å skreddersy innholdet til våre abonnenter. Det rettslige grunnlaget er f), der den berettigede interessen er å kontinuerlig forbedre våre produkter og tjenester. Dataene oppbevares så lenge du abonnerer og de slettes så ved vår neste GDPR-revisjon.

Du melder deg på et arrangement, også digitale

Når du deltar på gratis arrangementer hos oss behandler vi personopplysninger som navn og kontaktinformasjon. For betalingsarrangementer samler vi i tillegg inn bestillings- og betalingsinformasjon.

 

Formålet er å kunne tilby relevante kurs, foredrag og workshops, eller oppfylle avtale om bestilt arrangement. Det rettslige grunnlaget er a) samtykke eller b) avtale og c) rettslig forpliktelse etter bl.a. bokførings- og skatteloven. Opplysningene oppbevares inntil du ber om at de blir slettet eller senest 1 måned etter arrangementet, eller, ved avtale, inntil fem år etter reglene i bokføringsloven. 

Du svarer på en spørreundersøkelse

Vi informerer alltid om formålet med spørreundersøkelser vi gjennomfører, og om de er anonyme eller ikke. Vi deler ikke informasjonen med andre, eller bruker den til andre formål enn det vi har oppgitt. Ved anonyme undersøkelser samler vi ikke inn personopplysninger. Det rettslige grunnlaget for undersøkelser som ikke er anonyme er a) samtykke. Opplysningene oppbevares inntil du ber om at de blir slettet eller senest inntil 1 år etter at du svarte på undersøkelsen.

Du er en leverandør eller samarbeider med oss

Når du inngår en avtale med oss enten som leverandør, samarbeidspartner eller databehandler, behandler vi personopplysninger som navn, kontaktinformasjon og korrespondanse. Formålet er å kunne inngå en avtale med deg og det rettslige grunnlaget er b) avtale. Opplysningene oppbevares inntil fem år etter reglene i bokføringsloven. Vi behandler personopplysninger knyttet til korrespondanse og kommunikasjon som beskrevet over.

Du bruker nettsiden vår

Når du bruker nettsiden vår, behandler vi personopplysninger. For å ivareta en eventuell historikk og logikk i kommentarfeltet, slettes ikke kommentarer systematisk. Nettsiden bruker cookies.

Hvem vi deler personopplysninger med

For å kunne drive virksomheten vår effektivt og sikkert, er vi noen ganger nødt til å dele personopplysningene dine med parter som:

• Databehandlere: leverandører av ulike tjenester som behandler personopplysningene dine på våre vegne (for eksempel for IT- og administrasjonstjenester, regnskap, skylagring, webhotell, utsendelse av e-poster og lignende)
• Profesjonelle rådgivere fra bransjer som advokat, finans, regnskap, revisjon og forsikring
• Brukerstøtte for IT- og administrasjonssystemer
• Offentlige myndigheter vi er pliktig å rapportere til

Vi krever at alle vi deler personopplysningene dine med sikrer dataene dine i henhold til god informasjonssikkerhet og etter kravene i personvernforordningen. Vi inngår databehandleravtale med alle som behandler data på våre vegne.

Overføring av personopplysninger utenfor EU/EØS

I noen tilfeller overføres personopplysningene dine utenfor EU/EØS, for eksempel der vi bruker leverandører utenfor EU/EØS til å håndtere utsendelse av nyhetsbrev, til å behandle kundeopplysninger, for å tilgjengeliggjøre produkter og tjenester på nettsiden vår, for å muliggjøre betaling, for sikkerhet på nettsiden vår og ellers for å kunne drive virksomheten vår på en trygg og effektiv måte.

Overføring av personopplysninger til utenfor EU/EØS er kun tillatt til land EU-kommisjonen har godkjent, eller under nødvendige garantier etter personvernforordningen. Dette kan være Privacy Shield for leverandører vi bruker med tilhold i USA, bruk av EUs standardkontrakter, eller etter bindende virksomhetsregler. Dersom du vil vite hvilke leverandører vi bruker utenfor EU/EØS, og få tilgang til dokumentasjon av nødvendige garantier, kan du kontakte oss på e-post.

Sikkerhet

Vi tar informasjonssikkerhet på alvor, og vi vil alltid gjøre vårt ytterste for å ivareta personopplysningene dine på best mulig måte. Blant annet bruker vi sterke passord, kryptering av data, tilgangskontroll, sikkerhetskopiering og tofaktorautentisering for å sikre dataene våre og hindre at uvedkommende får tilgang til å se, endre, slette eller på noen måter påvirke dataene vi oppbevarer, inkludert personopplysningene dine.

Vi bruker kun anerkjente leverandører av IT- og administrasjonstjenester som webhotell, sikkerhet på nettsiden og PC, virusprogram, e-postleverandør, sikkerhetskopiering, og mer. Vi tillater kun andre å få innsyn i og/eller behandle personopplysningene dine i henhold til våre instruksjoner, og kun der det er strengt nødvendig (f.eks. ved IT-support).

 

Vi vil, ved avvik, sende avviksmelding til Datatilsynet innen 72 timer etter oppdaget brudd. Dersom bruddet medfører høy personvernrisiko, vil vi også varsle berørte registrerte.

 

Kristin Samskott Skrivetjenester har benyttet en mal fra Bedre Bedrift AS i utarbeidelse av denne personvernerklæringen. De er på ingen måter juridisk ansvarlig for innholdet, men kan kontaktes om du har behov for hjelp til å utarbeide en personvernerklæring på dine nettsider.

Kristin innrømmer at hun aldri hadde klart å lage en personvernerklæring uten hjelp fra Bedre Bedrift og Rie Alexandra Valle. NB! Det er ikke lov til å kopiere noe innhold fra denne personvernerklæringen, jfr. lov om opphavsrett.

 

For deg som i tillegg ønsker utdypende informasjon og cookies, kjeks og denslags i bruk på siden, her er litt om det. På engelsk, direkte fra leverandøren av siden: Kajabi:

Use of Cookies: 
Cookies are pieces of information that a website transfers to an individual’s computer hard drive for record keeping purposes. Cookies make using our Site easier by, among other things, saving your passwords and preferences for you. These cookies are restricted for use only on our Site, and do not transfer any personal information to any other party. Most browsers are initially set up to accept cookies. You can, however, reset your browser to refuse all cookies or indicate when a cookie is being sent. Please consult the technical information relevant to your browser for instructions. If you choose to disable your cookies setting or refuse to accept a cookie, some parts of the Site may not function properly or may be considerably slower.